E-mail vizsgáló

Ön e-mailek ezreit küldi és kapja naponta. Interakcióban van a vevőjelöltjeivel, kliensekkel, ügyfelekkel e-mailen keresztül és ezek mind felhalmozódnak. Az Ön e-mail vizsgálója elég intelligens, hogy hatékonyan kezelje a postafiókját. Az e-mail vizsgáló könnyebbé teszi a munkafolyamatokat azáltal, hogy szervezett módon kezeli a leveleit. Konfigurálhatja a postafiókját, az e-mailek olvasását és létrehozhat megfelelő egységeket a SOMACRM-ben. Továbbá meghatározhat szabályokat, hogy milyen műveleteket hajtson végre az e-maileken. Az e-mailjei automatikusan át lesznek vizsgálva, kivéve ha Ön kikapcsolta az e-mail vizsgálót.

Tartalom

Műveletek

Az e-mail vizsgáló különböző műveleteket hajthat végre az e-mailjein

 Vevőjelölt 1.       Vevőjelölt létrehozása

2.       E-mailek csatolása a Vevőjelölteknek (tól/nak)

 Kapcsolat 1.       Kapcsolatok létrehozása

2.       E-mailek csatolása a Kapcsolatoknak (tól/nak)

 Jegy/Kérés 1.       Kérés létrehozása(Kapcsolattal)

2.       Kérés létrehozása(Kapcsolat nélkül)

3.       E-mailek csatolása a Kéréseknek(tól/nak)

 Cég 1.       Cég létrehozása

2.       E-mailek csatolása a Cégeknek (tól/nak)

 Lehetőség 1.       Lehetőség létrehozása(Kapcsolattal)

2.       Lehetőség létrehozása (Kapcsolat nélkül)

3.       E-mailek csatolása a Lehetőségeknek (tól/nak)

 

Postafiók konfigurálása

Az E-mail átalakító rugalmasságot biztosít Önnek a postafiókja konfigurálásához a SOMACRM-ben. A megfelelő intézkedések végrehajtása érdekében átvizsgálja postafiókját a kritériumoknak megfelelően.

Kövesse ezt a néhány egyszerű instrukciót a postafiókja konfigurálásához.

  1. Kattintson a fogaskerék ikonra a jobb felső részen.
  2. Kattintson a CRM Beállításokra.
  3. Kattintson az Egyéb Beállítások opcióra a képernyő bal oldalán.
  4. Kattintson az E-mail vizsgálóra. A mellette lévő tű ikonra való kattintással hozzáadhat egy parancsikont a beállítások honlapon.
  5. Kattintson az E-mail fiók létrehozása most-ra, ahhoz, hogy legelső alkalommal konfigurálja a postafiókját.

Ha már korábban konfigurált egy e-mailfiókot, akkor kattintson az E-mail fiók létrehozása most-ra és adjon hozzá egy másik e-mail fiókot.

  1. Miután konfigurált egy emailfiókot a következő oldalra lesz irányítva:

  1. Lépés : E-mail fiók adatainak hozzáadása

Példa

Mező Információk

E-mail vizsgáló neve Adjon meg egy címkét az E-mail fiókjának. Csak az Önmaga tájékoztatására. Pl.: mygmail, mailscan stb.
Server Name/Szerver név Adja meg az IMAP mail szerver nevét. Pl.: imap.gmail.com a Gmail-hoz
Felhasználónév Adja meg az egyedülálló e-mail kliens felhasználónevet.
Jelszó Adja meg az e-mail kliens jelszavát.
Protokol, SSL Típusa ésSSL Módszer Töltse ki ezeket a mezőket az Email szerver konfigurációjának tekintetében.
Keresi Válassza a Mindent, hogy átvizsgálja az összes e-mailt, vagy válassza a Nem Olvasott-tat, hogy csak az olvasatlan e-maileket vizsgálja.
Átvizsgálás után  Az e-mailjei meg lesznek jelölve olvasottként vagy nem olvasottként az átvizsgálás után.
Scan Mails From  Kiválaszthatja az időt/dátumot amikor a vizsgálat történjen.
Státusz Engedélyezze a jelölőnégyzetet, hogy ez az E-mailfiók aktív státuszban van.
Mail Sever TimeZone/Időzóna  A konfigurált IMAP szerver időzónája.

 

  1. Lépés : Select Folders/Mappák kiválasztása

3. Lépés a) : Szabály hozzáadása

A Szabályokat arra használhatja, hogy kritériumokat adjon meg, mely e-mailek legyenek megfelelően alakítva adott esetben a SOMACRM-ben. Az e-mailek a postafiókjában rendszeres időközönként átvizsgálásra kerülnek, hogy a bejövő e-mailek megfelelnek-e a meghatározott kritériumoknak.

Szabályokat a következőképpen adhat meg:

Amint a Befejezés gombra kattint a Select Folders/Mappák kiválasztása lépésben, akkor ez átirányítja arra az oldalra ahol megadhatja a szabályokat.

Kattintson a Szabály Hozzáadására, ez átirányítja a következő szabályok oldalára a feltételek leírásához.

Miután feltöltötte az értékeket, Kattintson a Következő-re ami a Szabályok Hozzáadásához vezeti.

Mező Információ

Egyezés 1.       Minden feltétel : Minden bemeneti feltételnek egyeznie kell a művelet    végrehajtásához.

2.       Bármely feltétel : Legalább egy bemeneti feltételnek egyeznie kell a művelet végrehajtásához.

Feladó Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat a beérkező e-mailek Feladó mezőivel.
Címzett Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat az e-mailek Címzett mezőivel.
Cc Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat az e-mailek Cc mezőivel.
Bcc Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat az e-mailek Bcc mezőivel. Ez a szűrő csak akkor működik, ha a postafiókjában a Bcc mező látható az Ön számára.
Tárgy Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat az e-mailek Tárgy mezőjével tekintettel a kiválasztott feltételre (Tartalmaz, Nem Tartalmaz, Egyenlő, Nem Egyenlő, Kezdet, Vég)
Test Összehasonlítja a bemeneti kritériumokat az e-mailek Test mezőjével tekintettel a kiválasztott feltételre (Tartalmaz, Nem Tartalmaz, Egyenlő, Nem Egyenlő, Kezdet, Vég)
  1. Lépés b) : Szabály hozzáadása

Beállíthatja a SOMACRM mezők leképezését az e-mail törzs tartalommal a Szabály hozzáadásában. Ezt a folyamatot kezdeményezheti a határolójel segítségével, amellyel a tartalom kiemelt lehet és ezután leképezheti a CRM mezőkkel.

A mezők leképezését az alábbi példa magyarázza.

 

Folyamat–1

  1. Válassza ki a Hozzáadás-mint kapcsolat létrehozását, azután engedélyezze az Automatikus kitöltési értékek az E-mail testből jelölőnégyzetet.
  2. Válassza ki az Elhatárolójelet:(Kettőspont), azután írja be az értéket, mint Telefon: Mobiltelefon a Minta Szövegtörzsben.
  3. Most, kattintson a“Kattintson ide az értékekért az e-mail testből” gombra.

Folyamat–2

Kattintson ide az értékekért az e-mail testből alatt, képezze le a mezőt Telefon: Mobiltelefonhoz.

A szabályok beállítása után, kattintson a Mentésre.

 

Mező információ

Művelet Válassza ki a megfelelő egységet, amit létre kell hozni azután, hogy minden feltétel teljesül.
Hozzárendelés Beállíthatja, hogy mely Felhasználói egységek legyenek létrehozva a SOMACRM-ben, ezt az E-mail vizsgálón keresztül kell hozzárendelni ( Ez a funkció a Kérés létrehozásához, Kérés frissítéséhez, Vevőjelölt létrehozásához, Kapcsolat létrehozásához, Cégek létrehozásához)
Automatikus érték kitöltés az e-mail testből Azt is megteheti, hogy leképezi az e-mail test részében jelen lévő mezőket, azokkal a mezőkkel, amelyek jelen vannak a CRM-ben (beleértve a speciális modulokat is)
Elválasztójel Válassza ki az elválasztójelet a címkékből az e-mail testben, ami elhatárolja az értékeket.
Minta szövegtörzs Arra lehet használni, hogy másolja a szöveget a minta e-mailből, amit át kell vizsgálni. A SOMACRM megpróbálja elhelyezni az értékeket és segít a CRM mezők leképezésében.

Megjegyzés!  Meg lehet változtatni a szabályok prioritását: húzza őket a kívánt helyre a többi szabály között.

 

Folyamat–3

  1. Szerkesszen egy e-mailt a Gmail-ben az alábbiak szerint.

2. Az e-mail küldés után kattintson a Műveletek gombra jobb oldalt legfelül, ezután kattintson az Átvizsgálás Most -ra.

Miután az e-mail át lett vizsgálva, a Mobiltelefon mező a Kapcsolatok modulban frissítve lesz az 123456789 értékekkel.

3. Nyissa meg a Kapcsolatok Modult a SOMACRM-ben, láthatja az E-mail vizsgáló által létrehozott új kapcsolatot.

Egységek létrehozása a SOMACRM-ben

A beérkező e-mailek átvizsgálása után, ha azok megfelelnek a szabályokban meghatározott kritériumoknak, megfelelő egységek jönnek létre a SOMACRM-ben a mező leképezések mentén.  Ez megpróbálja elhelyezni az értékeket és segít a leképezésben a CRM mezőkön.

A következő műveletek hajthatók végre az e-maileken, ha azok megfelelnek a kritériumoknak:

Jegy Létrehozása(Kapcsolattal) Új hibajegy rekord létrehozása a következő információkkal :

Cím = e-mail Tárgya

Kapcsolat neve = Kapcsolat név a CRM-ben az e-mailtől függ, ha nincsenek rekordok a kapcsolatban, akkor létrehoz egyet.

Leírás = Az e-mail teste.

Az e-mail mellékletei kapcsolódni fognak a jegyhez.

Emellett, a kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kapcsolat/Cég rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével, és jegy társul hozzá, ha talált.

Jegy létrehozása(Kapcsolat nélkül) Új hibajegy rekord létrehozása a következő információkkal :

Cím = e-mail tárgya

Kapcsolat név = Semmi nem lesz hozzáadva ehhez a mezőhöz

Leírás = Az e-mail teste

Az e-mail mellékletei kapcsolódni fognak a jegyhez

Emellett, a kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kapcsolat/Cég rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével, és jegy társul hozzá, ha talált.

Jegy frissítése Meglévő hibajegy rekord frissítése a következő információkkal:

Komment = E-mail test.

Válassza a Reguláris kifejezést a Tárgy mezőben, és illessze be a következő kódot.

Jegyazonosító[^:]?: ([0-9]+) a szövegtörzsben.

Vevőjelölt létrehozása Új vevőjelölt rekord létrehozása a következő információkkal:

Vezetéknév = az e-mail tárgya (Ha az email tárgya üres, a feladó email a vezetéknév lesz)

Elsődleges e-mail = e-mail címzettje.

Leírás = E-mail test.

Az e-mail mellékletei létre lesznek hozva dokumentumként a SOMACRM-ben, ami a létrehozott vevőjelölthöz lesz csatolva.

Felelős : Ahogy az E-mail vizsgáló szabályban beállított.

Kapcsolat létrehozása Új kapcsolat létrehozása a következő információkkal :

Vezetéknév =az e-mail tárgya (Ha az e-mail tárgya üres, a feladó e-mail a vezetéknév lesz)

Elsődleges e-mail = e-mail címzettje

Leírás = E-mail test

Az e-mail mellékletei létre lesznek hozva dokumentumként a SOMACRM-ben, ami a létrehozott kapcsolathoz lesz csatolva.

Felelős : Ahogy az E-mail vizsgáló szabályban beállított.

Cég létrehozása Új cég létrehozása a következő információkkal :

Cég név = E-mail tárgya (Ha az email tárgya üres, a feladó e-mail a cégnév lesz)

Elsődleges e-mail = e-mail címzettje.

Leírás = E-mail test.

Az e-mail mellékletei létre lesznek hozva dokumentumként a SOMACRM-ben, ami a létrehozott céghez lesz csatolva.

Felelős : Ahogy az E-mail vizsgáló szabályban beállított.

Lehetőség létrehozása(Kapcsolattal) Új lehetőség létrehozása a következő információkkal :

Lehetőség név = E-mail tárgya

Kapcsolat neve = Kapcsolat név a CRM-ben az e-mailtől függ, ha nincsenek rekordok a kapcsolatban, akkor létrehoz egyet.

Leírás = e-mail test.

Az e-mail mellékletei csatolva lesznek a Lehetőségek kapcsolódó dokumentumaihoz.

Lehetőség létrehozása(Kapcsolat nélkül) Új lehetőség létrehozása a következő információkkal :

Cím = e-mail tárgya

Kapcsolat név = Semmi nem lesz hozzáadva ehhez a mezőhöz.

Leírás = Az e-mail teste.

Az e-mail mellékletei csatolva lesznek a Lehetőségek kapcsolódó dokumentumaihoz.

Kapcsolat hozzáadása[FELADÓ] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kapcsolat rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Kapcsolat rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Kapcsolat rekordhoz.

Kapcsolat hozzáadása[CÍMZETT] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kapcsolat rekord megegyezik-e az e-mail Címzett mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Kapcsolat rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Kapcsolat rekordhoz.

Vevőjelöltek hozzáadása[FELADÓ] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Vevőjelölt rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Vevőjelölt rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Vevőjelölt rekordhoz.

Vevőjelöltek hozzáadása[CÍMZETT] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Vevőjelölt rekord megegyezik-e az e-mail Címzett mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Vevőjelölt rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Vevőjelölt rekordhoz.

Cég hozzáadása[FELADÓ] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Cég rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Cég rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Cég rekordhoz.

 

 

Cég hozzáadása[CÍMZETT]

A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Cég rekord megegyezik-e az e-mail Címzett mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Cég rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Cég rekordhoz.

Lehetőség hozzáadása[FELADÓ] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Lehetőség rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Lehetőség rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Lehetőség rekordhoz.

Lehetőség hozzáadása[CÍMZETT] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Lehetőség rekord megegyezik-e az e-mail Címzett mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Lehetőség rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Lehetőség rekordhoz.

Kérés hozzáadása[FELADÓ] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kérés rekord megegyezik-e az e-mail Feladó mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Kérés rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Kérés rekordhoz.

Kérés hozzáadása[CÍMZETT] A kikeresés azért van, hogy ellenőrizze vajon a meglévő Kérés rekord megegyezik-e az e-mail Címzett mezőjével.

Új e-mail rekord lesz létrehozva és csatolva a Kérés rekordhoz, ha talált bármit. Ha az e-mailnek vannak mellékletei, új dokumentumok lesznek létrehozva és csatolva a Kérés rekordhoz.

Megjegyzés! Tartsa szem előtt a következő pontokat a Mezők frissítése szabályok létrehozása közben.

  1. Mezők frissítése szabály prioritásának nagyobbnak kell lennie, mint a Jegyek létrehozása szabálynak.
  2. E-mail megy automatikusan az ügyfeleinek, amikor egy jegy lett létrehozva. Amikor az ügyfelei válaszolnak az e-mailre, a válasz megjelenik, mint egy Komment a meglévő jegyben. Javasoljuk, hogy konfigurálja a Feladómezőt a Kimenő Szerverben, azzal az e-mail címmel, amit már beállított Postafiókként az E-mail vizsgálóban.