Munkafolyamatok

A Munkafolyamatok hatékonyabbá teszik a vállalkozását műveletek automatizálásával, például e-mailek küldése, tevékenységek létrehozása, mezők frissítése, stb. Mivel a feladatok elvégzése automatikus, nem szükséges azt manuálisan végrehajtania.

Kövesse néhány egyszerű lépésben a munkafolyamatok beállítását:

1. Kattintson a fogaskerék ikonra a jobb felső sarokban.
2. Kattintson a CRM beállításokra.
3. Kattintson az ‘Egyéb beállítások’ legördülő menüre bal oldalt.
4. Kattintson az Automatikus Munkafolyamatok-ra. Kattinthat a mellette lévő tű ikonra a parancsikon létrehozásához a beállítások kezdőoldalán.
5. Kattintson az Új Munkafolyamat-ra.

1. Lépés: Munkafolyamat időzítése

Meg kell adnia az alapvető adatokat, amelyek tartalmazzák a modul választást és munkafolyamat időzítést. A Munkafolyamatok lehetőséget ad, hogy különböző műveletek legyenek végrehajtva a választott modulon belül, mint például egy e-mail küldése, egy mező frissítése, egy teljesen új rekord létrehozása egy másik modulban, egy esemény vagy teendő létrehozása, stb. Ez választ ad arra a kérdésre, hogy miért kell itt modult választani.  Bemutatjuk részletesen a munkafolyamatok által kiváltott tevékenységeket a 3. Lépésben.

Meg kell adnia, hogy mikor szeretné a munkafolyamatot futtatni. A munkafolyamat működésének feltételei mind előre meghatározottak és csak ki kell választania az igényeinek megfelelő feltételt.

1. Csak az első mentéskor – Elindítja a munkafolyamatot az első mentésnél, azaz, amikor létrehoz egy új rekordot.
2. Csak addig, amíg a feltétel igaz – Elindítja a munkafolyamatot, ha a feltétel (2. Lépés) igaz lesz. Egyszer végrehajtja, a munkafolyamata nem lesz elindítva ugyanabban a rekordban még egyszer. Azonban ki fog váltani műveleteket a kiválasztott modulban más rekordokon is.
   1. Minden alkalommal, ha a rekord mentésre kerül – Elindítja a munkafolyamatot minden alkalommal, amikor menti a rekordot – beleértve az első mentést is.
   2. Minden alkalommal, ha a rekord módosítva lesz – Elindtíja a munkafolyamatot minden alkalommal, amikor szerkeszti és menti a rekordot – kivéve az első mentést.
   3. Időzített pillanatban – Elindítja a munkafolyamatot egy meghatározott időpontban.

Bonyolult? Íme néhány példa a jobb érthetőségért:

Csak az első mentéskor

Például, én vagyok Tibor, értékesítési ügynök az ABC vállalatnál. Küldök egy szívélyes üdvözlő levelet az új ügyfeleknek e-mailen keresztül. Létrehozok egy munkafolyamatot erre a célra és a munkafolyamatot elindító feltételem a Csak az első mentéskor lesz. Ez csak akkor fogja elindítani a munkafolyamatot, amikor egy új rekord lesz létrehozva.

Csak addig, amíg a feltétel igaz

Rekordok az ‘Értékesítési szakaszban’ ‘Lezárt – megkötött’ állapottal automatikusan hozzárendelik számomra. Ez csak egyszer történik a rekord értékesítési ciklusában. Ezért létre fogok hozni egy munkafolyamatot és lesz egy feltételem: Csak addig, amíg a feltétel igaz. Miután a munkafolyamat teljesül nem fogja végrehajtani ugyanazt a műveletet újra a rekordon.

Minden alkalommal, ha a rekord mentésre kerül

Ha egy üzlet nyert, 5%-os részesedés a teljes összegből az értékesítési ügynöknek megy. Nem vesztegetem az időmet a költségvetéssel, inkább létrehozok erre egy munkafolyamatot. El kell indulnia minden alkalommal, ha a rekord mentésre kerül, ennek eredményeképp az értékek automatikusan frissülnek.

Minden alkalommal, ha a rekord módosítva lesz

Azt akarom, hogy a SOMACRM küldjön nekem egy e-mailt, ha valaki adatot módosít az ’Összeg’ mezőben a Lehetőségek modulban. Létrehozok egy munkafolyamatot azzal a feltétellel, hogy Minden alkalommal, ha a rekord módosítva lesz. Ez a munkafolyamat végre lesz hajtva minden alkalommal, ha szerkesztés + mentés műveletek megvalósulnak egy rekordon.