Könyvelő CRM

A Cég egy vállalatot vagy intézményt képvisel, amelyhez több alkalmazott társul. A kapcsolatok, mint a munkavállalók, közvetlenül kapcsolódhatnak egy Cég rekordhoz. Nyomon követhető az üzleti döntés folyamata.

Az ügyfél adatainál a NAV törzs adatok is felvihetők: Adószám, Illetékes igazgatóság, Közösségi adószám, Hatálya, Adózói minősítési kód, Pénzügyi Intézmény GIIN kód (FATCA) stb.

A törzs tartalmazza a következő adóhatóságokat (minden esetben meg kell adni azt is, ha nincs adóhatóság):

HIPA adóhatóság, Telekadó adóhatóság, Építményadó adóhatóság, Gépjárműadó adóhatóság, Idegenforgalmi adó adóhatóság, Kommunális adó adóhatóság.

Egy kapcsolat jelenthet minősített értékesítési érdeklődőt. A kapcsolatok megkülönböztetnek minősített ügyfeleket, továbbá a kapcsolatok képviselik azokat az embereket is, akikkel Ön üzletet folytat. Ők működhetnek egyénileg vagy képviselhetnek egy Szervezetet.

Kapcsolatok törzsadatai: Vezetéknév, Keresztnév, Középső név, E-mail 1, E-mail 2, Irodai telefon, Mobil, Cég (Cégek), Kapcsolat jellege
A kapcsolat jellege lehet beszállító, egyéb, üzleti partner, ügyfél.

A felhasználók az alkalmazottak a szervezetében, akik be tudnak jelentkezni a SOMACRM fiókjukba, hozzáférnek információkhoz és elvégezhetnek olyan feladatokat, amelyekhez engedélyük van. A SOMACRM-ben az admin felhasználók hozhatnak létre felhasználói fiókokat.
A rendszer kétféle felhasználói típust támogat: admin felhasználókat és alap felhasználókat. Az admin jogokkal rendelkező felhasználók adhatnak hozzá új felhasználókat. A SOMACRM lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy módosítsák az E-mail-t, Nevet, és az Alapértelmezett Vevőjelölt nézetet. Továbbá ez a rész segít az adminisztrátoroknak, hogy munkaköröket rendeljenek hozzá az egyéni felhasználókhoz.

Minden adatlapnál (legyen az cég vagy akár egy kapcsolat) lehetőség van egyedi megjegyzések hozzáfűzésére, ezzel is növelve a fontos információk rögzítését – automatikusan mentésre kerül a megjegyzést tevő személye és mentés időpontja.

A megkötött vagy tervezett szerződések felvihetők a szolgáltatásokhoz, amelyekről az ügyfelekkel vagy beszállítókkal állapodott meg.
Mezők adatai: Tárgy, Vevő, Vevő cím, Jogcím, Gyakoriság, Nettó összesen, Dev, Fizetési mód, Szla kiállítása, Fiz határidő, Megjegyzés, Szerződő cég.
Vannak, akik a számlát nyomtatva kérik, vannak, akik e-mailben, ez külön adminisztrálva lesz.
A cél, hogy későbbiekben óra elszámolású teljesítés legyen, ahol az alábbi adatlaphoz hasonló adatokat fogunk nyilvántartani:

A szolgáltatási szerződésben lévő adatok alapján minden hónap végén egy havi teljesítésről összesítőt készít a rendszer, például:

Eseti kérések kapcsolhatók ügyfelekhez, napi feladatokhoz. A Kérések, más néven Ügyek, ügyfelek által generált szolgáltatás támogatási kérések. Ezek biztosítják a csapatnak a rugalmasságot. Megoldás után az ügyeket le kell zárni. Kérés létrejöhet e-mailből is, amihez az e-mail vizsgáló rendszer szükséges.

Automata e-mail a napi munkavégzésről. Napi, heti vagy havi kimutatásokat készít automatikusan excel vagy PDF formátumban. A kezdőlapon elhelyezhet műszerfalat és az adatokat grafikusan is megjelenítheti.

A törzsadatok tökéletes kitöltéséhez kisegítő modul kezeli a helyes formátum felvitelét, lásd, az alábbi képen:

A kitöltött mezőket jeleníti csak meg. Szerkesztés esetében a ki nem töltött mezőkbe lehetséges az adatfelvitel.

Hozzon létre “ha – akkor” szabályokat, amelyek automatizálják az ismétlődő, de fontos feladatokat. Ezek a beállítások keresik a meghatározott eseményeket, például, ha egy lehetőség tétlen marad 48 órán keresztül, vagy ha egy számla létre lett hozva. Ha bármelyik megtörtént, a rendszer e-mailt küldhet róla, létre hozhat egy feladatot, frissíthet egy feljegyzést, vagy SMS üzenetet küldhet a megadott kritériumoknak megfelelően.

Kapcsolja össze a SOMA-t egy űrlappal a weboldalon, és hozzon létre vevőjelölteket vagy kapcsolatokat automatikusan. Minden információ, ami megtalálható az űrlap egyes mezőiben automatikusan átkerül a megfelelő mezőkbe a SOMA-ban.

Függetlenül attól, hogy éppen textilgyártó tanácsadókat kíván elérni egy nagyobb területen, vagy marketing menedzsereket egy adott régióban, néhány kattintással beállíthatja a kampány célzott közönségét és bármelyik célcsoportnak személyre szabott üzenetet tud küldeni.

Ha már a kampány egyszer kiküldésre került, nézze meg hogyan teljesített. Mennyire volt sikeres a cím? Hány ember nyitotta meg? Hányan kattintottak a linkekre? Ki válaszolt? Figyelje meg, hogy mely üzenetek kiknek relevánsak, milyen szinten köteleződnek el és hogyan mozdítja elő a további interakciókat.

Ha egy e-mailt ki lehet küldeni egy beállított esemény miatt, SOMA automatizálni tudja azt. Ha a címzett egy linkre kattint az előző e-mailben, amit küldött neki, és a születésnapja éppen közeledik vagy a szolgáltatási szerződés hamarosan lejár, alkalmazzon automatikus válaszadásokat, hogy automatikusan küldjön személyre szabott e-maileket. Ez biztosítja azt, hogy soha ne hagyja figyelmen kívül a fontos értesítéseket kihasználva a kulcsfontosságú kapcsolatépítési lehetőséget.

Minden kapcsolat rekordja tartalmazza azoknak a kampányoknak a listáját, amelyeket megkaptak és a reakcióikat. Az értékesítő és ügyfélkezelő csapatok bizalommal használhatják ezt az információt ahhoz, hogy megtudják mi érdekli a kapcsolatot, tehát relevánsabb kommunikációval tudják elérni.

Még nem áll készen, hogy kapcsolatba lépjen egy kontakttal? Hozzon létre egy emlékeztetőt, hogy később felvegye a kapcsolatot velük. Ha már beidőzített egy találkozót, hozzon létre hozzá eseményt a naptárban. A feladatok és események hozzá vannak rendelve a kapcsolatokhoz, tehát az információik egy kattintással elérhetőek. A naptár események összeszinkronizálhatók a Google, Outlook és egyéb naptárakkal.

Töltsön több időt a kapcsolataival, és foglalkozzon kevesebbet az adminisztrációval. Nem számít, hogy CSV fájlból, e-mailből szerez meg egy kontaktot, egy weboldalba ágyazott form beküldéséből, akár egy harmadik fél által nyújtott alkalmazással, mint a Google Kapcsolatok, a SOMA automatikusan importálja őket.

A SOMA segít Önnek megtalálni a megfelelő kapcsolatokat. Keressen név alapján, de ha nem emlékszik rá, akkor használjon részleges információkat a profiljukból.

Ne hagyjon ki egy lehetőséget sem: állítson be figyelmeztetést, ha egy lehetőség túl sokáig marad egy adott fázisban. Gyorsítsa fel a lehetőség fázisait a megállapodások, szerződések és egyéb dokumentumok digitális aláírásával.

Használja a lehetőségek szűrt listáját. Bármilyen adatot használhat arra, hogy leszűrje a lehetőségeket és egy listát hozzon létre, például azok, amelyek Önhöz vannak rendelve, vagy azok, amelyek lezáródnak ezen a héten.

Még nem áll készen, hogy kapcsolatba lépjen egy kontakttal? Hozzon létre egy emlékeztetőt, hogy később felvegye a kapcsolatot velük. Ha már beidőzített egy találkozót, hozzon létre hozzá eseményt a naptárban. A feladatok és események hozzá vannak rendelve a kapcsolatokhoz, tehát az információik egy kattintással elérhetőek. A naptár események összeszinkronizálhatók a Google, Outlook és egyéb naptárakkal.

A SOMA előrejelző eszköze összefogja az értékesítési csapat minden lehetőségét, ezután automatikusan beállításokat végez az értékesítési fázis és a lezárás valószínűsége alapján, végül megjeleníti egy táblázatban, ami megmutatja, hogy mekkora bevételre számíthat a jövőben időszakokra bontva.

Nehéz tervezni előre, ha az előrejelzések nagyon eltérnek egymástól. Tervezzen hatékonyabban olyan előrejelzésekkel, amelyek figyelembe veszik a különböző forgatókönyveket.

Állítsa be a privát előrejelzett összeget felfelé vagy lefelé, anélkül, hogy azokat az értékesítőinek megmutatná.

Tegye az előrejelzéseket elérhetővé más tagok számára is úgy, hogy egyszerűen kiexportálja CSV fájlba, így meg tudja osztani vagy tovább tudja elemezni.

Szeretne látni egy érdekes statisztikát vagy trendet egy elemzésben? A menü segítségével hét kapcsolódó elemzést érhet el, amelyek feltárják, hogy a csapat tevékenységek, terv struktúrák és üzletfolyamatok hogyan járulnak ehhez hozzá.

A szervezet állapotának legmagasabb szintű mérése az értékesítési tervek és megnyert üzletek eredménye. A terve értékek táblázata az értékek növekedését és összehúzódását mutatja az idő múlásával. Észrevett egy érdekes trendet? Használja az egyes ábrák alatti táblázatos adatokat, hogy nyomon kövesse a forrását egy értékesítőig, értékesítési fázisig vagy egyéb forrásig.

Az egyes diagramok alatt táblázatos adatok találhatóak, amelyek a táblázatokban szereplő információkat különböző módokon részletezik, ezzel egy tiszta képet festve arról, hogy a csapata, tervei és üzletei hogyan járulnak hozzá ahhoz, amit lát. Több előre elkészített diagram és táblázat jeleníti meg az értékesítési csapat állapotát. Az értékesítési csapat szempontjainak, tevékenységeinek és az értékesítési folyamatnak a megismerésével minden tevékenységben és folyamatban megtalálhatja a fejlesztés lehetőségeit.

Szeretne látni egy érdekes statisztikát vagy trendet egy elemzésben? A menü segítségével hét kapcsolódó elemzést érhet el, amelyek feltárják, hogy a csapat tevékenységek, terv struktúrák és üzletfolyamatok hogyan járulnak ehhez hozzá.

Hozzon létre kör, vonal vagy oszlop diagramokat, amelyek megjelenítik a SOMA-ban lévő bármely adatot. Építhet oszlopdiagramot az egyes értékesítők alatt lévő nyitott lehetőségek értékeiről, vagy vonaldiagramot, amely megmutatja az új bevételeket minden hónapra. Tervei szerint gyakran látogatná az ábrákat? Könnyedén rögzítheti a főoldalon, hogy mindig a valós idejű adatokat lássa.

Exportálja bármely riportot vagy diagramot, amit épített, hogy megoszthassa a kollégáival, vagy további elemzéseket hajtson végre.

Ha Ön vagy a csapata időszakosan néz riportokat, vegye ki a riport szekciót és helyette időzítsen riportokat vagy diagramokat e-mailben, amit egy CSV fájlban kapnak meg a címzettek.

Ha vevőjelöltekkel, kapcsolatokkal vagy lehetőségekkel dolgozik, hozzon létre feladatokat és naptári eseményeket, amelyek automatikusan a kapcsolódó rekordhoz vezetnek. Így az információ azonnal elérhető, amikor újra dolgozni szeretne rajta.

Amikor itt az idő a cselekvésre, kapjon a böngészőben vagy a mobilon értesítést, illetve egy emlékeztetőt a SOMA tevékenység központjában. Ha az értesítés pillanatában nem alkalmas Önnek ezzel foglalkozni, állítsa szundira vagy időzítse újra az eseményt.

Használjon munkafolyamatokat a feladatok és események automatikus létrehozásához, mint például egy emlékeztető beállításához, ami értesít, ha egy lehetőség 3 napnál régibbé válik és ideje utánkövetni, vagy egy hívás beállításához, ha egy lehetőség elér egy bizonyos fázist.

Szinkronizálja az eseményeket a Google Naptárral, Outlook 365-tel és egyéb naptár applikációkkal.

Szerezzen korlátlan tárhelyet és osszon meg fájlokat könnyedén cégen kívül is a leggyakoribb külső fájl megosztó szolgáltatások integrálásával.

Egy kattintással feltölthet egy dokumentumot, vagy megoszthat egy dokumentumhoz vezető linket a SOMA dokumentum könyvtárában. A dokumentum linkek használatával a címzettek meg tudják nézni a dokumentumot a SOMA nyomon követett dokumentum nézegetőjében.

Váltson üzeneteket a dokumentum nézegetőben. Szükséges még valakit bevonnia? Hívja meg a megosztás gomb használatával. A CRM felhasználók értesítést kapnak a rendszerben az új kommentekről, míg a külső kapcsolatok e-mailben értesülnek róla. Ez mindenkit arra ösztönöz, hogy folyamatosan és aktív lehessen az üzletmenet. Láthatja a valós-idejű, oldal szintű és másodpercnyi pontosságú dokumentumhozzáférési mutatókat. Figyelje meg, hogy az egyes kapcsolatok hogyan köteleződnek el – valós időben, oldal szinten, és másodpercnyi pontossággal, minden dokumentumnál, amelyet megoszt a többiekkel. Ez segít megtervezni a következő értékesítési fázist vagy meetinget.

A SOMA automatikusan feltüntet minden dokumentumot az adott modulban, amely megosztásra került Ön és a vevőjelöltek vagy a kapcsolatok között. Ezenkívül megnézheti a legfontosabb statisztikákat is, hogy milyen mértékben köteleződött el a kapcsolata a dokumentummal.

Az ügyfélportál a bejelentkezett ügyfelek számára bemutatja az Önnel való kapcsolattörténetük elemeit. Választhat, hogy megengedi-e számukra, hogy megtekintsék például a jelenlegi kérelmek állapotát: amit feladtak: kérések, számlák és egyéb olyan rekordok, amelyeket Ön hozzájuk kapcsolt a SOMA-ban.

Az ügyfelek közvetlenül megoszthatnak dokumentumokat és fájlokat az ügyfélportálon keresztül, kiküszöbölve ezzel az e-mailek és manuális mellékletek létrehozásának szükségességét.

Az ügyfélportál közvetlen hozzáféréssel rendelkezik az Ön cégének tudásbázisához, biztosítva ezzel azt, hogy az egyszerű kérdések miatt ne érkezzenek be hívások a támogatói csapathoz.

Ha a tudásbázis nem elég, hogy megoldást nyújtson az ügyfél problémájára, az ügyfelek benyújthatnak ügyeket és fájlokat csatolhatnak közvetlenül az ügyfélportálon keresztül. Ezután bármikor visszatérhet, hogy megtekintse az állapotát és frissítse az információkat, ha szükséges.

Hozzon létre bármennyi SLA irányelvet, amely meghatározza hogyan reagál a különböző sürgősségi esetekre – adja hozzá ezeket az irányelveket az ügyekhez manuálisan vagy automatikusan a munkafolyamatok használatával.

Határozzon meg elfogadható válaszadási és megoldási időt az egyes SLA-khoz, aszerint, hogy az ügyet alacsony, közepes, magas vagy sürgős prioritásúnak tekintik.

Állapítson meg fogadó órákat, amikor az ügyfélszolgálat elérhető, hogy más időzónákban lévő ügyfeleket is támogasson. Továbbá állítson be munkaszüneti napokat és egyéb távolléti periódusokat. SLA-k ezután csak arra az időre lesznek konfigurálva, amikor az iroda dolgozik.

Állítson be automatizált értesítéseket, hogy tudja, amikor egy SLA cél közeledik, például 30 perccel mielőtt egy sürgős esetet rendezni kell.

A részletesen testre szabható eszkalációs szabályok és figyelmeztetések biztosítják, hogy a megsértett SLA-k az ügyfélszolgálati csapat prioritásai maradjanak, ezzel biztosítva az ügyfelek bizalmát a cége iránt.

Használjon munkafolyamatokat az SLA kiosztásához vagy változtatásához a szabályok alapján, vagy a kiosztott SLA alapú tevékenységek végrehajtásához. Ha például egy korábban lezárt ügy újra nyílik, a SOMA meg tudja változtatni az ügy állapotát sürgősre és létrehoz egy feladatot a kijelölt ügynöknek, hogy lépjen kapcsolatba az ügyféllel a következő 30 percben.

Tekintse meg a hátralévő teendőit az ügy állapota, kora, kijelölt ügynök, stb szerint. Kattintson a diagramok felirataira és szűrjön arra, hogy mely ügynökei a leginkább túlterheltek és melyik típusú kérelmek járulnak hozzá a hátralévő munkához.

Számos akadály lassíthatja a folyamatokat. Lehet, hogy túl hosszú az ügy hozzárendelés, az ügynökök későn fogadják el az ügyeket, és a várakozási állapotok is meghosszabbodhatnak. Vizsgálja meg az adatokat, hogy megtalálja és megoldja ezeket a problémákat.

Nyerje ki az adatokat az ügyekből, ügyfelektől és egyéb területekről, majd foglalja össze őket testre szabott táblázatokban, riportokban és diagramokban. Rögzítse őket a kezdőlapon, időzítse időszakos kiküldésre e-mailben a teljes cég számára, vagy töltse le őket külső adatelemző eszközökbe a további elemzésekhez.